Il existe des cas où les documents ne peuvent être consultés.
Les archives privées conservées aux archives départementales sont consultables et reproductibles par le public sous la seule réserve de l'autorisation écrite globale ou, partielle du propriétaire du fonds. Les demandes de consultation et de reproduction sont à adresser au service d' archives départementales.
En vertu du Code du patrimoine, article L. 213-1 et du décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d’archives publiques, tous les documents d’archives publiques de plus de 30 ans sont librement consultables.
Ce délai est porté à :
Le mauvais état de conservation matérielle des documents constitue un cas particulier où les documents ne sont pas communiqués : les ravages du temps, une trop grande manipulation des documents ont pu en altérer l’état physique , au point de les rendre impropres à la communication.
Dès lors qu'il existe un support de substitution ( microformes, images numériques...) Ce dernier sera proposé à la communication de préférence à l'original.
En revanche, dans le cas ou seul l'original existe ( pas de support de substitution) et que la simple manipulation du document pourrait le mettre en danger, la communication en sera interdite.
